Cara Mengoptimalkan Implementasi TMS Pengirim Anda

 

Dalam proses pemilihan perangkat lunak apa pun, biaya adalah pertimbangan utama. Dalam kasus Sistem Manajemen Transportasi Pengirim (TMS), ada dua set biaya: biaya berulang, yang biasanya berkaitan dengan jumlah pengiriman yang mengalir melalui sistem; dan biaya implementasi satu kali. Ketikabiaya berulanglebih cenderung berkorelasi dengan volume, nilai, dan pengembalian investasi (ROI), penting bagi pengirim apa pun untuk memahami, mengevaluasi, dan meminimalkan biaya satu kali mereka, sambil mengoptimalkan perangkat lunak mereka untuk nilai jangka panjang.

 

Elmer Spruijt (foto di bawah), VP, Penjualan Global,Descartes, menjelaskan pengirim apa yang perlu diketahui tentang biaya implementasi TMS.

 

Selidiki kebutuhan Anda

Setiap pengirim yang ingin memperoleh sistem manajemen transportasi (TMS) akan melihat bagaimana berbagai solusi di pasaran dapat mengoptimalkan operasi mereka. Namun, dengan biaya tms apa pun dari 30, 000 EUR ke 900, 000 EUR (£ 25, {{5} dan £ 750, 000), itu adalah kunci Untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang nilai dan manfaat yang Anda perlukan TMS baru Anda untuk memberikan - dan melihat biaya sehubungan dengan nilai yang dibuat. Berdasarkan kemampuan, biaya terkait, dan nilai yang diharapkan, Anda dapat membuat pilihan yang tepat untuk bisnis Anda, merampingkan implementasi dan mengatur, dan memastikan umur panjang sistem.

Influencer utama biaya implementasi TMS untuk dipertimbangkan, termasuk:

1. Konektivitas dengan operator/forwarder

Otomasi adalah pendorong utama manfaat operasional. Khususnya untuk pengirim volume tinggi operasi yang efisien dan efektif sangat penting. Namun, otomatisasi tidak hanya memerlukan pengaturan koneksi dengan sistem internal seperti ERP Anda, tetapi juga dengan operator/forwarder eksternal untuk pemesanan/tender pengiriman; pertukaran instruksi; pesan status dan peringatan; dan faktur. Semua faktor ini harus dimasukkan dalam TMS yang Anda pilih. Namun, menyiapkan koneksi ini membutuhkan upaya dan biaya, dan jika Anda bekerja dengan beberapa operator/forwarder, ini bisa signifikan.

Beberapa solusi TMS memiliki API yang diterbitkan yang memungkinkan operator/forwarder eksternal untuk menghubungkan sistem mereka ke TMS. Namun, banyak operator/forwarder tidak mau atau mampu membuat koneksi, dan bahkan jika mereka, mereka kemungkinan besar ingin membebankan biaya integrasi kepada Anda. Ini membuat memiliki penyedia TMS dengan yang besar, terhubungjaringandan kemampuan untuk dengan mudah menambahkan operator/forwarder baru yang penting untuk menjaga biaya konektivitas tetap terkendali.

 

2. Kompleksitas aturan bisnis

Solusi TMS pengirim yang lebih canggih dapat menangani banyak skenario yang berbeda (mode transportasi, jenis barang yang berbeda, perbedaan regional, dll.) Yang biasanya memerlukan konfigurasi, sementara solusi yang lebih mendasar seringkali hanya memungkinkan untuk satu aliran proses dan serangkaian aturan dengan penyimpangan minimum. Jika proses Anda saat ini untuk bekerja dengan pemasok dan operator/forwarder tidak didukung oleh TMS, Anda mungkin berjuang untuk menggunakannya secara efektif dan gagal mencapai hasil yang diinginkan.

Kata di sini adalah kehati -hatian, karena banyak pengirim yang cenderung memilih solusi yang ramping, modern, dan murah, hanya untuk menemukannya tidak selaras dengan alur kerja mereka. Konsekuensinya cenderung mencakup solusi manual dan bahkan penghentian kontrak dengan vendor TMS setelah beberapa bulan.

Hampir semua pengirim membutuhkan kemampuan untuk mendefinisikan aturan bisnis canggih dalam TMS mereka untuk secara otomatis mengkonsolidasikan pengiriman, memilih mode transportasi yang optimal, membangun beban multi-stop, mengikuti logika panduan perutean, dan secara otomatis memilih operator terbaik. Mengamankan dukungan ahli selama implementasi awal sangat penting untuk memaksimalkan manfaat TMS Anda, meskipun memang melibatkan upaya dan biaya. Sementara perusahaan ingin menjaga biaya seminimal mungkin, biaya implementasi yang mengkonfigurasi dan menghubungkan TMS dengan benar akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan manfaat dari TMS untuk tahun berikutnya 10+ tahun berikutnya.

 

3. Solusi dan Keterlibatan Pihak Ketiga

TMS modern dan lengkap harus menangani semua moda transportasi; terhubung dengan semua operator/forwarder yang terlibat; mengotomatiskan pertukaran informasi; dan memberikan visibilitas waktu nyata. Namun, beberapa penyedia TMS masih mengandalkan solusi pihak ketiga untuk memberikan beberapa kemampuan, misalnya visibilitas waktu nyata dan belanja/pengiriman tingkat parsel. Kebutuhan untuk melibatkan solusi pihak ketiga dan seringkali sumber daya pihak ketiga selama implementasi menambah kompleksitas dan membutuhkan antarmuka membangun/mengonfigurasi untuk memfasilitasi penyelarasan model data dan pertukaran data. Ini jelas tidak hanya akan berdampak pada upaya dan biaya pengaturan awal, tetapi juga berdampak pada upaya pemeliharaan di masa depan.

 

4. Keahlian tim proyek dengan TMS yang dipilih

Beberapa vendor ERP besar, yang juga menyediakan komponen manajemen transportasi, dapat mengandalkan mitra eksternal untuk mengimplementasikan solusi TM mereka. Dengan kompleksitas dan berbagai jenis dan tingkat fungsionalitas yang terlibat dalam implementasi TM, mungkin menjadi kasus bahwa proyek ini dikelola dengan individu yang tidak berpengalaman dalam persyaratan spesifik Anda. Ini tidak hanya cenderung membutuhkan lebih banyak waktu (dan biaya) untuk menyelesaikan implementasi, ada juga risiko konfigurasi TMS sub-optimal.

Tim proyek yang dialami dengan solusi TM yang Anda pilih, dan dengan pemahaman yang dapat dibuktikan tentang kebutuhan bisnis Anda, sebaliknya - sebaliknya - membawa praktik dan standar terbaik yang dapat sangat mengurangi upaya dan biaya pengaturan TMS, sambil memastikan konfigurasi sistem yang akan memaksimalkan potensi tabungan Anda. Bagaimana cara menghemat uang pada implementasi TMS sebelum Anda mulai?

 

Ada tiga cara mendasar untuk menghemat biaya:

1. Ambil kesempatan untuk mengkonsolidasikan jumlah operator/forwarder yang bekerja dengan Anda, atau membiarkan penyedia yang lebih kecil terhubung melalui portal operator daripada koneksi API atau EDI langsung. Ini berarti mereka perlu menerima pengiriman/muatan secara manual saat Anda menerima pembaruan otomatis di TMS Anda. Visibilitas real-time otomatis mungkin masih tersedia dengan operator tersebut melalui koneksi terpisah ke platform visibilitas terintegrasi seperti Descartes MacRopoint ™.

2. Batasi jumlah vendor solusi yang terlibat dalam keseluruhan TMS Anda. Ini akan memiliki dampak paling besar dalam hal waktu implementasi, biaya, dan keahlian tim implementasi yang diperlukan. Memiliki satu tim ahli sejati yang mengawasi solusi lengkap Anda akan menghasilkan penanganan proses yang dioptimalkan dan pengurangan risiko komplikasi dan biaya implementasi yang tidak terduga.

3. Di luar faktor -faktor eksternal ini, keterlibatan aktif tim Anda sendiri sangat penting. Memiliki pemangku kepentingan yang tepat (termasuk pengguna utama) berpartisipasi dan mencapai konsensus tentang proses optimal, bersama dengan dukungan TI yang andal dan manajer proyek dari pihak Anda, akan secara signifikan mempengaruhi biaya proyek, jadwal, dan keberhasilan keseluruhan.

 

Kesimpulan

Pengirim yang telah mengimplementasikan TMS telah mengindikasikan bahwa fase analisis dan desain sangat penting untuk keseluruhan proyek. Pastikan orang yang tepat mengalokasikan waktu yang cukup untuk memberikan dokumen desain solusi yang kuat, serta berpartisipasi dalam pengujian penerimaan yang akan meminimalkan permintaan perubahan, dan penundaan waktu karena bug di seluruh proyek. Mengoptimalkan implementasi TMS Anda dengan memahami dan melingkupi kebutuhan Anda di muka, memeriksa cara-cara untuk mengkonsolidasikan kompleksitas proyek, dan memastikan para pemangku kepentingan yang tepat terlibat dalam setiap langkah proses akan membantu memastikan bahwa kedua biaya satu kali Anda terbatas, dan Anda menyiapkan diri Anda untuk nilai jangka panjang.