Produsen tenggelam dalam urusan dokumen. Teknologi adalah sekoci.

Lingkungan manufaktur modern sangat diatur, dengan undang-undang pertanggungjawaban produk yang mengharuskan produsen menyimpan beberapa dokumentasi selama 30 tahun!

Itu adalah jangka waktu yang lama untuk menyimpan tumpukan kertas, yang menimbulkan berbagai tantangan, seperti penyimpanan dan keamanan semua dokumen tersebut.

Namun data yang terkandung dalam semua makalah tersebut sangat penting bagi keberhasilan organisasi. Dokumentasi penting yang memastikan produk sesuai untuk pasar. Kegagalan untuk mematuhi praktik manufaktur yang baik (GMP), Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) atau undang-undang setempat dapat menyebabkan produk produsen tidak layak untuk dijual, dan berpotensi menimbulkan dampak buruk bagi bisnis.

Banyak dokumentasi produsen juga memberikan nilai tambah yang signifikan bagi pelanggan dan pemasok, serta meningkatkan operasi internal di seluruh organisasi. Tidak diragukan lagi bahwa menyimpan dokumen itu penting-tetapi hal ini menimbulkan pertanyaan "apakah ada cara yang lebih baik?" Penelitian telah menunjukkan bahwa menghilangkan kertas dari proses dapat meningkatkan efisiensi hingga 300% (AIIM Feb 7 2024).

Jadi, bagaimana produsen dapat menggunakan teknologi untuk menangkap, berbagi, dan mendistribusikan data dan dokumentasi secara efektif ke seluruh rantai pasokan yang kompleks? Sebagai tanggapannya, banyak produsen kini melengkapi sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) dan Perencanaan Persyaratan Material (MRP) mereka dengan Sistem Manajemen Dokumen (DMS), yang mungkin merupakan metode terbaik dalam memanfaatkan teknologi untuk menyederhanakan proses dan meningkatkan efisiensi. .

DMS adalah alat canggih yang mampu mengekstrak, memanipulasi, menyimpan, dan merutekan data dan dokumen kapan, di mana, dan bagaimana diperlukan. Pertimbangkan sejenak jumlah dokumentasi yang dihasilkan oleh organisasi manufaktur dan betapa mudah dan bermanfaatnya jika sebagian besar dokumentasi ini dikelola secara otomatis. Selain mengurangi tuntutan peraturan pada operasional, keuntungan terbesarnya adalah bahwa hal ini biasanya mengurangi pengecualian kepatuhan sebanyak 85% (Aberdeen Group, Oktober 2025).

Jika Anda mempertimbangkan untuk menggunakan DMS, mulailah dengan berfokus pada informasi peraturan apa yang harus Anda tangkap dan hasilkan. Dengan mengekstraksi data secara otomatis dari dokumen kertas dan elektronik berbentuk bebas, produsen dapat mengubah kontennya menjadi data yang dapat dicari dan diproses. Informasi yang dihasilkan dari sistem lain atau mesin individual juga dapat diekstraksi dan diterjemahkan ke dalam format yang sesuai dan disimpan.

DMS juga dapat meningkatkan kemampuan ERP dan MRP dalam memenuhi kewajiban peraturan, menyimpan dan mengambil informasi, serta mengubah atau memformat ulang data. Perusahaan sekarang dapat menyediakan file data dengan informasi, yang secara khusus diformat sesuai kebutuhan penerima dan didistribusikan dengan link HTML ke repositori dokumen mereka. Nilai DMS meningkat secara signifikan seiring dengan semakin matangnya bisnis dan infrastruktur dokumen dan informasi yang diperluas dan diintegrasikan.

Gabungkan otomatisasi ini dengan praktik kerja terbaik dan kebutuhan untuk mendorong efisiensi back office yang lebih besar, dan ada banyak manfaat yang bisa dinikmati.