Manajemen Kinerja Pemasok: Apa manfaat pendekatan kolaboratif?

 

Baik ketika mengelola jaringan pemasok multi-tingkat atau beberapa pemasok lokal, produsen cenderung menghadapi masalah dengan kinerja pemasok.

Faktanya, penelitian terbaru yang dilakukan oleh McKinsey menemukan bahwa lebih dari 40 persen insiden kualitas di organisasi manufaktur yang disurvei disebabkan oleh masalah kinerja pemasok.

 

Mengelola pemasok dengan standar kualitas tinggi dan konsisten tidak hanya merupakan alat pengurangan biaya yang ampuh namun juga merupakan aspek penting dalam mencapai keunggulan manufaktur di seluruh pabrik. Lalu apa yang dapat dilakukan produsen untuk memastikan konsistensi dan kualitas kinerja pemasoknya?

Dapat dimengerti mengapa produsen ingin mendenda pemasok atas biaya yang timbul akibat kinerja buruk mereka atau mengapa produsen memilih untuk mengakhiri perjanjian dengan pemasok karena standar yang terus-menerus buruk. Namun, tidak satu pun dari respons ini memberikan solusi jangka panjang terhadap buruknya kinerja pemasok dan tidak satu pun dari respons tersebut yang memanfaatkan sepenuhnya dampak yang dapat ditimbulkan oleh produsen terhadap standar berkendara.

 

Apa alternatifnya?

Menetapkan pendekatan kolaboratif terhadap manajemen kinerja pemasok (SPM), berdasarkan transparansi, komunikasi proaktif, dan komitmen bersama terhadap perbaikan berkelanjutan dapat memberikan manfaat bagi pemasok, produsen, dan jaringan mereka serta membantu mendorong keunggulan operasional di sepanjang rantai pasokan.

Pendekatan seperti ini juga membantu organisasi untuk beralih dari praktik pemadaman kebakaran yang tidak efisien dan memakan banyak biaya, ke budaya pencegahan yang menghilangkan risiko dan kerugian yang terkait – yang merupakan definisi dari situasi win-win.

 

Ini mungkin terdengar seperti tugas yang rumit karena mungkin memerlukan revisi dan desain ulang operasi internal dan pemasok. Namun, dengan banyaknya alat digital yang memungkinkan pengambilan dan komunikasi data secara instan, pendekatan kolaboratif terhadap SPM menjadi lebih mudah diakses dari sebelumnya.

 

Jadi, langkah spesifik apa yang perlu diambil oleh pemasok dan produsen?

Pengukuran

“Perbaikan proses tidak mungkin terjadi tanpa pengukuran proses” demikianlah kebijaksanaan Six Sigma yang lama. Produsen perlu memastikan bahwa mereka memiliki target yang jelas, mengukur KPI secara konsisten, dan memberikan visibilitas kepada pemasok mengenai KPI tersebut.

 

Mengumpulkan data dalam format yang konsisten dan mudah diakses dapat membantu produsen dan pemasok mengidentifikasi dan memperbaiki masalah dalam hitungan menit dan jam, bukan dalam hitungan hari dan bulan. Daripada harus menunggu hingga penghujung hari untuk memasukkan banyak laporan ketidaksesuaian pemasok ke dalam spreadsheet Excel, operator dapat menggunakan pemindai kode QR di perangkat seluler atau perangkat wearable. QR yang salah akan secara otomatis memperingatkan ketidaksesuaian dan meminta tindakan perbaikan dalam beberapa menit setelah ketidaksesuaian.

 

Data yang dikumpulkan dapat memberikan wawasan tentang akar penyebab masalah yang berulang serta menunjukkan area yang berisiko tinggi atau memerlukan perbaikan. Daripada mengaudit pemasok setiap beberapa bulan untuk kemudian menunjukkan proses yang tidak efisien dan praktik yang buruk, produsen dapat memberikan visibilitas berkelanjutan kepada pemasok atas data kinerja mereka. Transparansi seperti ini membantu meningkatkan akuntabilitas, mendorong perbaikan tepat waktu, dan membangun hubungan kolaboratif.

 

Implementasi (dan beberapa pengukuran lainnya)

Setelah produsen dan pemasok mengidentifikasi bidang-bidang perbaikan dan berkolaborasi dalam proses yang diperlukan dan praktik terbaik, penting untuk mencatat penerapannya dan mengukur efektivitasnya.

 

Misalnya, persentase kesalahan pengiriman yang tinggi dapat diatasi dengan mewajibkan dua operator terpisah untuk memverifikasi dan menandatangani kiriman sebelum meninggalkan gudang. Pemasok, misalnya, dapat mencatat pelaksanaan proses dengan tanda tangan elektronik dari operatornya. Produsen kemudian dapat mengukur dampak perbaikan dan memberikan umpan balik kepada pemasok, terus menyempurnakan proses dan mendorong efisiensi yang lebih besar.

Berbagi perbaikan dengan jaringan yang lebih luas

Mencatat semua praktik terbaik dan menerapkan perbaikan dalam format yang terstandarisasi dan mudah diakses akan membantu produsen dan pemasok membangun gudang pengetahuan yang dapat dibagikan ke seluruh jaringan mereka.

 

Misalnya, Pabrik A mungkin menyarankan Pabrik B untuk menguji SOP yang telah berhasil diterapkan dalam menangani pengiriman yang salah. Hal ini dapat membantu Pabrik B menyelesaikan permasalahan dengan lebih cepat, tanpa perlu melakukan inovasi ulang. Pabrik B juga dapat memberikan umpan balik mengenai efektivitas prosedur dan menyarankan perbaikan, sehingga berkontribusi terhadap basis pengetahuan yang terus berkembang.

Inilah beberapa manfaat pendekatan kolaboratif terhadap Manajemen Kinerja Pemasok. Apa pengalaman Anda dengan pemasok? Bagaimana Anda mengatasi ketidaksesuaian? Beri tahu saya di komentar!